Tutkimuslupa

Etusijalla ovat valtakunnalliset laajemmat selvitykset ja tutkimukset ja koko ammattikorkeakoulua koskevat tutkimukset. Tutkimuksesta on oltava hyötyä Jyväskylän ammattikorkeakoululle ja se tulisi tehdä yhteistyössä Jyväskylän ammattikorkeakoulun henkilöstön kanssa. 

Ohjeet hakemuksen täyttämiseen ja lähettämiseen - muista allekirjoittaa hakemus!

• Lataa tältä sivulta löytyvä tutkimuslupahakemuspohja. Varmista, että sinulla on vaaditut liitteet.
• Tutkimuslupapahakemus liitteineen lähetetään osoitteeseen tutkimuslupa(a)jamk.fi. Toivomme, että hakemuksia ei lähetetä postitse. Jamkin ulkopuolelta hakemus lähetetään turvapostilla osoitteesta https://securemail.jamk.fi/. Jamkin henkilöstö- tai opiskelijasähköpostista hakemus lähetetään suoraan normaalina sähköpostiviestinä. Hakemuslomakkeet löydät tältä sivulta.
• Luvan hakija allekirjoittaa aina hakemuslomakkeen ja liittää allekirjoituksen skannattuna (tai valokuvana) hakemukseen. Allekirjoituksella hakija sitoutuu noudattamaan luvan ehtoja, joten allekirjoittamattomia hakemuksia ei käsitellä. Tutkimuksen ohjaajan/tilaajan allekirjoitus korvataan sähköpostilla tehdyllä kuittauksella. Tutkimusluvan käsittelijä pyytää tarvittaessa kuittauksen, joten liitä hakemukseen ohjaajan yhteystiedot.
• Luvan käsittelyaika on noin 2 viikkoa. Täytäthän hakemuksen ja vaaditut liitteet huolellisesti nopeuttaaksesi käsittelyä. Ilman pakollisia liitteitä hakemus ei etene.
• Kuvaa selkeästi mihin tutkimukseen lupaa haetaan sekä mihin ja mitä rekisteritietoja mahdollisesti tarvitset. Jos sinulla on kysyttävää, tutustu ensin sivun ohjeisiin ja käytä sivulla olevaa yhteydenottolomaketta.

Jyväskylän ammattikorkeakouluun tai sen opiskelijoihin ja henkilökuntaan kohdistuvaan tutkimukseen/opinnäytetyöhön sekä tiedon luovuttamista vaativiin tutkimushankkeisiin/opinnäytetöihin tulee hakea tutkimuslupa.

Jamkin sisäiseen kehittämistyöhön lupaa ei tarvita, jos siihen ei liity muuta tutkimustoimintaa (esim. julkaisut).

Jos tutkimus liittyy ulkoisen rahoituksen projektiin, johon Jamk on jo sitoutunut, ota yhteyttä ennen mahdollisen tutkimusluvan hakemista. Lähtökohtaisesti tutkimukseen on sitouduttu jo hankkeeseen sitoutumisen myötä ja erillistä lupaa ei tarvita. Poikkeuksena tästä on rekisteriaineistojen luovuttaminen, johon tarvitaan.

Esimerkkejä tapauksista, joihin tutkimuslupaa tavanomaisesti haetaan:

• Halutaan kohdistaa sähköinen kysely tietylle opiskelija- tai henkilöstöryhmälle
• Pyydetään tietoja Jamkin henkilörekistereistä (yleensä sähköpostiosoitteet)
• Arkistoaineiston käyttö tutkimustarkoituksiin
• Opiskelijan tuottaman aineiston käyttö tutkimustarkoituksiin (lupaa ei tarvita Jamkin sisäiseen kehittämistyöhön)
• Opiskelijoiden tai henkilöstön havainnointi tai haastattelu tutkimukseen
• Muut erikseen tutkimuslupahakemuksessa ilmoitetut tutkimustavat tai -menetelmät

Luovutettavat tiedot

Henkilöstön osalta luovutetaan vain työsähköpostiosoitteet tai kysely organisoidaan henkilöstöintran kautta.

Opiskelijoiden osalta luovutetaan vain niiden yhteystiedot, jotka ovat opiskelijahallintojärjestelmään perustiedoissa antaneet luvan tietojensa luovuttamiseen tutkimustarkoitukseen. Kyselyt voidaan organisoida myös Jamkin verkko-oppimisympäristön tai opiskelijaintran kautta, jolloin opiskelijoiden rekisteritietoja ei tarvitse luovuttaa. Poikkeuksena opiskelijoiden tietojen luovuttamiseen on Jamkin tutkijoiden tekemä tieteellinen tutkimus, johon voidaan perustellusti luovuttaa myös muiden kuin suostumuksen antaneiden tiedot.  Tarvittaessa luovutettavista tiedoista voi tiedustella ennen luvan hakemista sähköpostitse tai tämän sivun lomakkeella.

Tutkimusluvan myöntämisen menettelytapaohje perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä.

Muiden tutkimuksiin tarvittavien tietojen luovuttamisesta sovitaan tapauskohtaisesti.

Tutkimusluvan hakijan sitoutuu seuraaviin sääntöihin:

1. Tutkimusluvan hakija sitoutuu käsittelemään ja säilyttämään saamiaan tietoja huolellisesti ja voimassaolevien lakien, säädösten, Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeistuksen sekä Jamkin tutkimuslupaan liittyvien sääntöjen mukaisesti.
2. Saatuja tietoja saa käyttää vain hakemuksessa ja sen liitteissä ilmoitettuun tarkoitukseen.
3. Tietoja ei saa luovuttaa tai eikä myydä edelleen. Henkilötietoja ei saa siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.
4. Tietoja ei saa siirtää eikä käsitellä avoimessa tietoverkossa, kuten esimerkiksi sähköpostilla.
5. Tietoja ei saa käyttää rekisteröidyn tai Jyväskylän ammattikorkeakoulun vahingoksi.
6. Tutkimuksen tekijä huolehtivat tutkimukseen osallistuvien tarvittavasta informoinnista, käyttöoikeuksista ja muista tutkimukseen liittyvistä sopimuksista. Tutkimuksen tekijä huolehtii, että rekisteröidyn oikeudet toteutuvat.
7. Saatuja tunnisteellisia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. Henkilötietoja voidaan säilyttää ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista käsittelyn toteuttamista varten. Hakija vastaa henkilötietojen poistamisesta käsittelyn perusteen vanhentuessa. Hakija sitoutuu välittömästi tutkimuksen päätyttyä hävittämään rekisteristä saamansa tunnisteelliset tiedot tietoturvallisesti.
8. Tutkimuksen suorittaja huolehtii omasta tietoturvastaan, salasanoista ja käyttäjähallinnasta. Hän myös vastaa siitä, että tekniset ja organisatoriset toimenpiteet vastaavat henkilötietojen käsittelyn vaatimuksia.
9. Tietosuojarikkomuksista ja väärinkäytöksistä tulee ilmoittaa viipymättä Jyväskylän ammattikorkeakoululle.
10. Hakija(t) vastaa(vat) itsenäisesti mahdollisista vahingoista ja vahingonkorvauksisista ulkopuolisille.
11. Ilmoittamaan tutkimusluvan myöntäjälle, mikäli tutkimus keskeytyy.

Jamkin tietojen luovuttaminen tutkimuslupahakemuksen perusteella on maksullista.

• Tuntiveloitus on 50 euroa, kuitenkin vähintään 150 euroa. Sisältää käsittelymaksun, tietojen toimittamisen ja mahdollisen kyselyn organisoinnin Jamkin intrassa tai verkko-oppimisympäristössä.
• Maksuihin lisätään osoitetietojen ostaminen Väestörekisterikeskuksesta, mikäli osoitetiedot joudutaan päivittämään.

Muiden tutkimukseen tarvittavien tietojen luovuttamisen yhteydessä hinnoittelusta sovitaan tapauskohtaisesti. Maksusta sovitaan tapauskohtaisesti myös silloin, mikäli tutkimus tehdään yhteistyössä Jamkin henkilöstön kanssa.

Jyväskylän ammattikorkeakoulu toimittaa tietojen luovutuksen yhteydessä laskun.

Maksua ei peritä

• Jamkin opiskelijoilta ei peritä maksua opintoihin liittyviin selvityksiin ja tutkimuksiin (opinnäytetyö) tarvittavien tietojen luovuttamisista.
• Jamkin henkilöstöltä ei peritä maksua projekteihin tai hankkeisiin liittyviin selvityksiin ja tutkimuksiin tarvittavien tietojen luovuttamisista.
• Jos maksuttomuudesta on erikseen sovittu.

Lataa tutkimuslupalomake ja liitä mukaan tarvittavat liitteet.

Henkilötiedot ja niiden käsittely

• Mikä on henkilötietoa (tietosuojavaltuutettu)
• Mikä on henkilötietojen käsittelyä (tietosuojavaltuutettu)

Aineistonhallintasuunnitelma

• Aineistonhallintasuunnitelmalla suunnitellaan ja kuvataan, miten tutkimusaineistoa tietoturvallisesti ja tutkimuseettiset kysymyksen huomioiden kerätään, käytetään, säilytetään ja arkistoidaan ja jatkokäytetään.
• Henkilöstö: Lue aiheesta lisää Jamkn aineistonhallinnan oppaasta
• Opiskelijat: Lue lisää Jamkin opinäytetyöoppaasta

Opinnäytetyö

• Jamkin opiskelijan opinnäytetyön ohjeet löytyvät ELMO-intrasta (vaatii kirjautumisen).
• Siirry opinnäytetyön ohjesivustolle

Vaikutustenarviointi henkilötietojen käsittelystä (DPIA)

• Jos tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin (arkaluonteisia) henkilötietoja, tulee tehdä vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi on tehtävä myös silloin, jos tutkittavia ei voida jostain syystä suoraan informoida henkilötietojen käsittelystä esim. rekisteritutkimuksissa tutkittavien suuren määrän vuoksi.).
• Lisätietoa: Vaikutustenarviointi (Tietosuojavaltuutetun toimisto) sekä Jamkin intran tietosuojaohjeet

Tietosuoja

• Jamkin henkilöstön ja opiskelijoiden Tietosuoja-sivusto löytyy ELMO-intrasta (vaatii kirjautumisen). Sivustolta löydät ohjeet mm tietosuojaselosteen laatimiseen sekä opinnäytetyössä että tieteellisessä tutkimuksessa.
• Siirry Tietosuoja-sivustolle (intra)

Kyselytutkimustyökalu

• Mikäli Jamkin henkilöstö tai Jamkin opiskelija käyttää tutkimuksessaan Webropol-kyselytutkimustyökalua, tulee henkilötietoja keräävien tutustua tietosuojaperiaatteiden toimintaan ja niiden vaikutuksiin kyselyiden toteuttamisessa. Periaatteita tulee noudattaa myös käytettäessä muita kyselyohjelmistoja. Kyselyn laatija vastaa aina itse asianmukaisesta henkilötietojen käsittelystä.
• Lisätietoa: Henkilötietojen käsittely Webropol-kyselyohjelmassa  (intra, vaatii kirjautumisen)

Aiheesta muualla

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus
• Tietosuojalaki
• Tiedonhallintalaki
• Tutkimuseettinen neuvottelukunta
• Eettinen ennakkoarviointi (TENK); eettisen ennakkoarvioinnin toteutus Jamkissa
• Vaikutustenarviointi (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
• Tutkittavan informointi: Tietosuojavaltuutetun toimiston ohje ja Tietoarkiston Aineistonhallintaopas, kohta Tutkittavien informointi.

Jos sinulla on kysyttävää, tutustu ensin näihin. Jos et löydä vastausta, lähetä kysymys sivun lopussa olevalla lomakkeella.