Robotti tuli töihin

Projektin päätavoitteena oli mallintaa henkilöstön kannalta tuloksellinen robotiikan käyttöönotto pk-yrityksissä. Tämä tavoite saavutettiin. Aikaansaannoksena siitä on seitsemän vaiheinen robotiikan käyttöönoton malli, jota testattiin kohdeyrityksissä robotiikan käyttöönoton yhteydessä. Jokaisen vaiheen aikana korostettiin henkilöstön osallistamisen ja viestinnän tärkeyttä. Korona-aikana em. mallin rinnalle kehitettiin myös nopeatempoisempi iteratiivinen fast track -malli, jota käytettiin hyvinvointialan yritysten kanssa etäläsnäolorobotiikan käyttöönotossa. Tällä tavoin varmistettiin se, että hyvinvointialan yritysten oli mahdollista lähteä matalalla kynnyksellä mukaan robotiikan pilotteihin ilman aikaa vievää monivaiheista etenemistä. Fast track -mallissa käyttöönotto tapahtui hyvin nopealla aikataululla ja kokeiluja muokattiin sen mukaan, millaista käyttökokemusta etäläsnäolorobotiikasta syntyi.

Projektissa oli myös seuraavia alatavoitteita:

1. Kehittää pk-yritysten muutosjohtamista ja prosessien kehittämisosaamista ja toimintatapoja
2. Monitoroida ja tehdä näkyväksi robotiikan käyttöönoton tuottamia inhimillisiä ilmiöitä sekä nopeiden kokeiluiden kautta löytää työhyvinvoinnin riskitekijät ja lieventää/poistaa ne
3. Oppia edelläkävijöiden kokemuksista ja toimintatavoista sekä konkretisoida niiden kautta hyötyjä pk-yrityksille
4. Verkottaa eri toimialojen yrityksiä toistensa sekä asiantuntija- ja palvelutarjoaja -tahojen kanssa sekä oppia toimialoilta ristiin
5. Auttaa pk-yrityksiä syntyvien kokeilujen ja kokemusten kautta vahvistamaan kyvykkyyttä robotiikan ja tekoälyn hyödyntämisessä
6. Tunnistaa robotiikan käytön kautta syntyneet kybertoimintaympäristön riskit sekä niiden vaikutukset ihmisten työhön ja työtapoihin
7. Tehdä esitys robotisaatioon perustuvien ratkaisujen soveltamisesta laajemmaksi toimintamalliksi pk-sektorilla.

Alatavoitteet pystyttiin projektin aikana saavuttamaan kohtalaisen hyvin. Projektissa mukana olleissa yrityksissä keskityttiin nimenomaan prosessien ja toimintatapojen kehittämiseen sekä siihen, mitä se vaatii johtamiselta. Projektin aikana järjestettiin yrityksille työpajoja, joissa käytiin yhdessä (yhteiskehittäen) yritysten kanssa läpi juuri näitä asioita. Yritysten oli mahdollista saada halutessaan myös yrityskohtaista asiantuntijasparrausta, joissa keskityttiin samoihin teemoihin. (Alatavoite 1)

Yrityksille yhteisissä työpajoissa käsiteltiin myös robotiikan käyttöönoton inhimillisiä puolia - erityisesti työhyvinvointia. Koko robotiikan käyttöönottoprosessin ajan yrityksiä muistuteltiin huomioimaan käyttöönotossa henkilöstö ja hyvinvointi. (Alatavoite 2)

Projektin alkupuoliskolla järjestettiin yrityksille webinaarisarja yhteistyössä Robots on Road ja RoboCountryside (Robotics by Jamk) kanssa. Webinaarisarjan tarkoituksena oli levittää tietoa edelläkävijöiden kokemuksista ja opeista, missä myös onnistuttiin. Robotti tuli töihin -projektin yksi kohdeyrityksistä, IDEAL isännöinti Oy, toimi myös osittain koko robotiikkaprosessin ajan edelläkävijäesimerkkinä. IDEALissa on itseoppineesti otettu robotiikkaa rohkeasti käyttöön viime vuosina ja tätä tietoa haluttiin konkreettisten esimerkkien avulla levittää muillekin mukana oleville yrityksille. (Alatavoite 3)

Verkostoituminen ja eri toimialan yritysten verkottaminen toistensa kanssa oli koronan takia haasteellista. Tässäkin onnistuttiin lopulta kohtalaisen hyvin. Projektin työpajoissa oli mukana yrityksiä eri toimialoilta. Viimeisessä yrityksille yhteisessä työpajassa päästiin vihdoin tapaamaan kasvokkain ja yrityksillä oli mahdollisuus kertoa omista robotiikkakokeiluistaan ja käyttöönotoista. Tästä saatiin runsaasti positiivista palautetta. Yritysten edustajat hyödynsivät mahdollisuuden kysellä toisiltaan haasteista ja onnistumisista kokeiluissa. Projektissa oli mukana myös ulkopuolisia asiantuntijatahoja (Staria, UiPath ja NoIsolation). Yritykset pääsivät ohjelmistorobotiikan piloteissa työskentelemään Starian kanssa UiPathin lisenssillä. Hyvinvointialan yritykset puolestaan kokeilivat NoIsolationilta projektiin hankittuja etäläsnäolorobotteja. Osassa yrityksistä on jatkettu vuoropuhelua alihankkijoiden kanssa pilottien jälkeenkin. (Alatavoite 4)   

Robotiikkakokeilut lisäsivät poikkeuksetta jokaisessa osallistuneessa yrityksessä ymmärrystä siitä, mitä robotiikan käyttöönotto vaatii. Prosessiosaaminen kehittyi myös kaikissa yrityksissä, kun pohdittiin, mihin prosesseihin ja työvaiheisiin robotiikkaa on järkevää hyödyntää. Prosesseja ja työvaiheita myös kuvattiin osassa yrityksistä yksityiskohtaisesti, mikä lisäsi prosessiosaamista huomattavan paljon. Varsinaiset robotiikkapilotit antoivat yrityksille realistisen kuvan ja kokemuksen siitä, miten robotti toimii ja miten sitä voi/kannattaa hyödyntää. Yhdessä piloteista kohdattiin haasteita, eikä robotti pystynytkään suoriutumaan sille ajatellusta työnkulusta. Yksi piloteista jouduttiin keskeyttämään tuloksettomana yrityksessä samaan aikaan käynnissä olevien muiden isojen muutosten takia. Hyvinvointialan yrityksissä etäläsnäolorobotiikkaa kokeiltiin moniin eri tarkoituksiin - toisiin valittu robotiikka toimi oikein hyvin ja toisiin se oli oikeastaan lähes sopimatonta. Kaikki nämä kokemukset lisäsivät projektin aikana kohdeyritysten robotiikkaosaamista ja kykyä hyödyntää robotiikka paremmin jatkossa. (Alatavoite 5)

Kybertoimintaympäristön riskien tunnistaminen ja niiden vaikutukset työhön jäivät projektissa vähemmälle huomiolle. Tähän projektihenkilöstöllä ei yksinkertaisesti ollut tarvittavaa osaamista, eikä projektin budjettiin oltu varattu tarpeeksi rahaa ko. alan asiantuntijatyön ostamiseen. Kyberturvaan kiinnitettiin kuitenkin huomiota projektin päätösvaiheessa suurelle yleisölle kohdennetussa Digivuoren huipulle -tapahtumassa. Robotti tuli töihin -projektin keynote-puheenvuoro ostettiin Petteri Järviseltä, joka on alan yksi kärkiosaajista Suomessa. (Alatavoite 6)

Lopputuotoksina robotiikan käyttöönotosta julkaistiin kaksi erillistä julkaisua: Etäläsnäolorobotiikka - kohti laadukkaampia hyvinvointipalveluita sekä Ohjelmistorobotiikka - kohti rutiinitehtävien automatisointia. Molemmissa julkaisuissa esiteltiin käyttöönoton mallit: ensin mainitussa fast track -malli ja jälkimmäisessä seitsemän vaiheinen robotiikan käyttöönoton malli. Malleja on tuotu aktiivisesti esiin myös blogikirjoituksissa, lehtiartikkeleissa, Robotiikan sydämessä -lyhytvideosarjassa sekä Teknologia22 -messujen esityksessä.