Opiskelijan tietojen käsittely

Jyväskylän ammattikorkeakoulun opiskelijoiden henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen tehtävään ja opiskelijoiden oikeutettuun etuun suorittaa opintojaan sekä hyödyntää opiskeluun liittyviä etuisuuksia ja palveluita (EU:n yleiseen tietosuoja-asetus 2016/679, artikla 6; Ammattikorkeakoululaki 932/2014, Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 1129/2014). Jos opiskelijoiden tietoja halutaan käyttää muuten kuin perustuen lakiin tai oikeutettuun etuun, pyydetään opiskelijalta suostumus.

Opiskelijoiden henkilötiedot ja opiskelijan oppijanumero saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä opiskelijavalintarekisteristä.

Opiskelijahallintojärjestelmässä ylläpidetään opiskelijoiden opiskeluoikeuteen ja opintosuorituksiin liittyviä tietoja, jotta opiskelija voi suorittaa opintoja, saada ohjausta sekä valmistua ja saada todistuksen. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva ja korkeakoulun viranomaistiedonkeruun toteutuminen.

Lähtökohtaisesti henkilötiedot kerätään aina opiskelijalta itseltään mm. yhteisvalinnan sekä opetuksen aikana.

Opiskelijoiden henkilötiedot ja opiskelijan oppijanumero saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolku.fi-opiskelijavalintarekisteristä, jonne hakija tallentaa itse henkilötietonsa. Hakuvaiheessa Opintopolku.fi-järjestelmään tallennetut tiedot ovat ammattikorkeakoulun käytössä. Oppilaitokseen valittujen ja opiskelupaikan vastaanottaneiden järjestelmään hakuvaiheessa tallentamat tiedot siirtyvät opiskelijahallintojärjestelmään. Opiskeluoikeuden aikana opiskelijalla on mahdollisuus itse päivittää häntä koskevia tietoja.

Opiskelija voi myös ilmoittaa tietonsa kurssi-ilmoittautumisjärjestelmän  kautta. Tällaisia opiskelijoita ovat mm. avoimen AMK:n opiskelijat ja muuhun koulutukseen osallistuvat.

Henkilötietoja käsitellään myös opiskelujen aikana mm. sähköisessä oppimisympäristössä, jossa henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa verkko-opiskelu.

Opiskelija pääse itse päivittämään yhteystietonsa mm.  opiskelijahallintojärjestelmään ja kirjastolle. Tietojen päivittäminen on mahdollista koko opintojen ajan. Mikäli opiskelija haluaa tarkistaa sellaisia tietoja, joita ei suoraan rekisteristä näy, voi opiskelija esittää asiaa koskevan tietopyynnön. Opiskelijalla tai opintonsa päättäneellä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut tiedot. 

Opintohallinnon järjestelmiin opintoasiainkoordinaattorit päivittävät opiskelijoiden tietoja pyynnöstä. Valmistuvan opiskelijan tiedot päivitetään tarvittaessa todistushakemuksessa olevien yhteystietojen perusteella. Kirjaston asiakkaat pääsevät tarkistamaan tietonsa kirjaston asiakasrekisteristä riippumatta siitä, ovatko he opiskelijoita vai eivät olemalla yhteydessä suoraan kirjastoon.

Tietoja siirretään eri viranomaisille ja valtakunnalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten. Lisätietoa VIRTA-opintotietopalvelun viranomaistarpeista ja tietoluovutuksista voit lukea täältä.

Opiskelijoiden henkilötietoja voidaan luovuttaa tutkimus- ja markkinointitarkoituksiin, mikäli opiskelija on antanut tähän luvan. Opiskelijarekisteristä tietoluovutukset tutkimuskäyttöä varten tapahtuu aina tutkimuslupamenettelyn kautta. 

Tietoja voidaan luovuttaa partnerioppilaitokselle opiskelijavaihtoon tai muulle kansainvälisyysjaksolle hakeutuvan opiskelijan osalta. Toisten oppilaitosten kanssa toteutettavien yhteisten opintojaksojen osalta tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppanille. Ainoastaan käsillä olevan asian kannalta tarpeelliset tiedot luovutetaan.

Opiskelija tai entinen opiskelija voi muuttaa aikaisemmin antamiaan tietojen luovutukseen liittyviä suostumuksiaan joko itse omista opiskelijahallinnon tiedoistaan tai opintojen päättymisen jälkeen ottamalla yhteyttä opiskelijapalveluihin.

• ARVO - Opetushallituksen vaikuttavuustietopalvelu
• AVOP- Ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekysely
• FIONA-tutkimusaineistojen etäkäyttöympäristö (Tilastokeskus)
• Koski, opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet (OPH)
• OILI, opiskelijaksi ilmoittautuminen ja lukukausi-ilmoittautuminen -palvelu (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC)
• Oppijan seurantakyselyt (OKM, Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC)
• Pätevyyksien vahvistaminen (Terveydenhuollon ammattioikeus; Sosiaalihuollon ammattioikeus)
• Tuudo-palvelu (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC, Caleidon Oy)
• UAF, University Admissions Finland –konsortio, kansainvälisen haun palvelu (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC)

Opiskelijan suostumuksella tietoa luovutetaan mm. markkinointiin, Jamkin kirjastolle sekä opiskelijakunta JAMKOlle.

Jokainen tietojen käsittelijä käsittelee tietoja vain omiin työtehtäviinsä liittyen ja omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Tietoja käsittelevät mm. hakija- ja opiskelijapalvelut omiin tehtäviinsä liittyen, opettajat opintosuoritteiden kirjaamiseksi, tutoropettajat, tutkintovastaavat ja opinto-ohjaajat ohjaukseen ja neuvontaan liittyen. Tietoja käsittelevät myös arkistonhoitaja sähköiseen asiointiin liittyen sekä esimerkiksi ICT-palvelut ongelmatilanteita ratkoessaan.

Opiskelijatietoja säilytetään Jamkin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja pääsääntöisesti opintojen ajan (max 6 vuotta). Valintakokeisiin liittyvä aineisto säilytetään kaksi vuotta huomioiden mahdollinen oikaisupyyntö. Harjoitus- ja tenttiaineistoa säilytetään kuusi kuukautta arvosanan merkitsemisen jälkeen (Ammattikorkeakoululaki 932/2014 §37).

Virta-opintotietopalvelussa tietoja säilytetään pysyvästi. Jamk säilyttää pysyvästi sähköisesti opiskelijan opinnäytetyöhön liittyvät asiakirjalliset tiedot sekä tutkintotodistukseen ja opintorekisteriin liittyvät tiedot (Kansallisarkiston päätös AL/20757/07.01.01.03.02/2016 ).