Rekisteriselosteet

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 2.6.2022

1. Rekisterin nimi

Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjaston asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
Kirjasto
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Kirjastonjohtaja Teemu Makkonen (p. 040 594 6587)
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Kirjastonkäyttäjän asiakassuhteen hoito. Kirjasto käyttää rekisteriä lainauksen valvontaan ja lainausoikeuden valvontaan sekä tilastointiin. Rekisteriä käytetään omatoimikirjaston kulunvalvontaan ja käytön tilastontiin. Tutustu kameravalvonnan rekisteriselosteeseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan henkilötiedot:

• nimi
• henkilötunnus tai syntymäaika, Peppi-järjestelmän generoima yksilöity tunnus
• osoitteet
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• opiskelijanumero
• kirjastokortin numero
• asiakas- ja tilastointiryhmä
• viimeinen lainauksenvalvonnan tapahtumapäivä.

Jamkin opiskelijan henkilötiedot siirtyvät automaattisesti Peppi-järjestelmästä. Muiden asiakkaiden henkilötiedot ylläpidetään kirjastojärjestelmässä. Kirjaston asiakasekisteri sisältää tiedot asiakkaan voimassa olevista lainoista, varatusta aineistosta ja maksuista sekä palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä. Palautuksen yhteydessä lainaajakohtainen lainaustieto poistuu rekisteristä. Tiedot palauttamattomasta aineistosta sekä siihen liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä poistetaan rekisteristä, kun asia on hoidettu.

Varaukset noudetaan itsepalveluhyllystä, jossa varatun aineiston yhteydessä on näkyvissä asiakkaan nimi. Jos asiakas ei halua, että hänen nimensä näkyy varauksen yhteydessä, tulee hänen olla yhteydessä kirjaston asiakaspalveluun ja pyytää, että varausta säilytetään asiakaspalvelussa. Tällöin varaus on noudettavissa vain kirjaston palveluaikoina.

Kirjastolla on oikeus rekisteröidä lainaajan henkilötunnus (tietosuojalautakunnan päätös n:o 57/29.11.1993). Henkilötunnusta käytetään kirjastokortin ja lainausoikeuden antamista ja menettämistä koskevissa tilanteissa. Asiakas- ja tilastointiryhmää käytetään kirjastonkäytön tilastointiin sekä omatoimikirjaston käytön mahdollistamisessa.

6. Käsittelyperuste

Rekisteröidyn suostumus.

Kuinka suostumuksen voi peruuttaa?
Katso kappale 10.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Jamkin opiskelijat:
Jamkin opiskelijoiden tiedot siirtyvät keskitetysti kirjastojärjestelmään Peppi-opintohallintojärjestelmästä. Opiskelija ylläpitää omat yhteystietonsa Peppi-järjestelmässä ja asiakkuus kestää opiskelun ajan.

Muut asiakkaat:
Kirjaston asiakkaaksi tullaan antamalla henkilötiedot lomakkeella verkkosivujen kautta tai henkilökohtaisesti kirjaston asiakaspalvelussa. Asiakkaan ilmoitusta, väestörekisterikeskusta tai muuta ulkopuolista osoiterekisteriä voidaan käyttää muun asiakkaan yhteystietojen päivittämiseen.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Laskutustapauksissa tietoja luovutetaan Jamkin käyttämälle perintätoimistolle.

Omatoimikirjasto tallentaa kirjastojärjestelmästä saadun kävijätiedot (rekisteröidyn asiakkaan nimi ja kirjastokortin numero) 14 päivän ajaksi. Omatoimikirjaston keräämät kävijätietoa ja kameravalvonnan kuva-aineistoa voidaan luovuttaa Jamkin sisäisen turvallisuuden valvonnan toteuttamiseen tai luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto.

Lainaajan käyttämät ilmoittautumislomakkeet tuhotaan heti, kun tiedot on viety asiakasrekisteriin.

B. ATK:lle tallennetut tiedot.

Tietojen tekniseen suojaukseen käytetään standardinmukaisia menetelmiä. Kirjastojärjestelmän ja omatoimikirjaston palvelimet sijaitsevat suljetussa paikassa ja palvelimien sisältämät tiedot varmuuskopioidaan. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Jamkin opiskelija:
Jamkin opiskelijan lainausoikeus päättyy, kun hän valmistuu eikä asiakkaalla ole hoitamattomia palautuksia eikä maksuja. Asiakas voi halutessaan hankkia asiakkuuden uudestaan muut asiakkaat ryhmään.

Muut asiakkaat:
Muiden asiakkaiden lainausoikeus päättyy, kun asiakkuuden voimassaoloaika on umpeutunut, eikä asiakkaalla ole hoitamattomia palautuksia tai maksuja. Asiakas voi jatkaa asiakkuuttaan ilmoittamalla siitä kirjastoon. Asiakas voi myös halutessaan hankkia asiakkuuden uudestaan. Asiakas voi tarkistaa asiakkuuden voimassaoloajan kirjaston verkkopalvelusta.

11. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi itse tarkastaa omat henkilötietonsa ja lainaamansa aineiston tiedot kirjautumalla kirjaston verkkopalveluun.

Tiedot voidaan korjata kirjaston palveluaikoina kirjaston asiakaspalvelussa. Asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan.

Jamkin opiskelija vastaa yhteys- ja henkilötietojensa oikeellisuudesta Peppi-järjestelmässä.

Jamkin opiskelija on koko opiskelunsa ajan kirjaston asiakas Peppi-järjestelmän kautta.

Muilla asiakkailla on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä, jos hän on palauttanut kaiken lainaamansa materiaalin ja maksanut maksut. Tiedot voidaan poistaa kirjaston palveluaikoina kirjaston asiakaspalvelussa. Asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan. Henkilökunta tarkistaa ennen tietojen poistamista, että kaikki edellä mainitut velvoitteet on suoritettu.

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan Jamkin tietosuoja- ja rekisteriselosteissa.