Asiakirjajulkisuuskuvaus

Jamk on osana suomalaista tutkimusyhteisöä sitoutunut avoimen tieteen ja tutkimuksen toimintaperiaatteiden noudattamiseen. Niiden mukaisesti edistämme avoimuutta perusarvona toiminnassamme ja tutkimus- ja kehittämistoiminnassa tuotettujen julkaisujen, tutkimusaineistojen ja tutkimusmenetelmien tulee olla mahdollisimman avoimesti yritysten ja kansalaisten saatavissa ja hyödynnettävissä.

Jyväskylän ammattikorkeakoululla on myös omia julkaisusarjoja, joissa julkaistaan paljon esimerkiksi hankkeiden julkaisuja. Sarjajulkaisujen e-versiot julkaistaan avoimesti Theseuksessa. Myytäviin julkaisuihin voit tutustua verkkokaupassamme. Jamkilla on myös useita verkkolehtiä sekä suomeksi että englanniksi. Verkkolehtemme ovat Green Open Access -periaatteella verkossa kaikkien avoimesti saatavilla.

Voit tarkastella suorittamiasi opintoja ja tutkintoja, jotka ovat tallennettu opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon, ylioppilastutkintorekisteriin, jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen hankkiman muun kuin säännellyn koulutuksen rekisteriin sekä korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon.

Theseus tarjoaa käyttöösi Suomen ammattikorkeakoulujen opinnäytetöitä sekä julkaisuja verkossa. Voit tutustua ammattikorkeakouluista valmistuneiden opinnäytetöihin sekä ammattikorkeakoulujen julkaisutoimintaan kokonaisuudessaan. Jos et löydä etsimääsi tietoa Theseuksesta, jätäthän palvelupyynnön Jamkin tietopyyntölomakkeella.

Opiskelijalle-sivusto on tärkein tietolähde opintojesi aikana. Se sisältää tietoja opiskelun eri vaiheista sekä opiskeluun liittyvistä käytänteistä. Jamkin opiskelijalle-sivustolta löytyy hyödyllistä tietoa opinnoista, ohjauksesta ja opintojen etenemiseen liittyvistä asioista niin tutkinto- kuin muillekin opiskelijoille. Opiskelijalle-sivustolta löydät myös tutkintosäännön sekä eettiset- ja pedagogiset periaatteet. 

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä (Peppi) sisältää Jamkin nykyisistä ja entisistä opiskelijoista rekisteröityjä tietoja. Myös opiskelijavalinnassa hyväksyttyjen tiedot kirjataan Peppiin. Tietosisällöissä on esim. taustatietoja, tietoja opinto-oikeuksista ja opintosuorituksista. Järjestelmä sisältää myös opetussuunnitelman ja -ohjelman tiedot sekä opintojaksojen tarkempia kuvauksia.

Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero.

Pepin kautta läsnäoleva opiskelija voi tarkastella omia perustietojaan, opinto-oikeutta koskevia tietojaan, tenttien ja opintojaksojen ilmoittautumistietoja sekä opintosuorituksia koskevia tietoja. Jos olet jo valmistunut Jamkista ja tiedustelet omia tietojasi, jätä tietopalvelupyyntö opiskelijapalveluihin oheisella Opiskelijapalveluiden tietopyyntö-lomakkeella.

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmän tietoja luovutetaan asianosaiselle itselleen, tai niitä voidaan tietyissä tapauksissa luovuttaa esim. tutkimuskäyttöön. Tietojen luovutuspyyntö muulle kuin asianosaiselle tehdään tutkimuslupahakemuksella.

Opintopolku.fi on Opetushallituksen ylläpitämä kansallinen opiskelijavalintaan liittyvä portaali. Palvelusta löydät tietoa koulutustarjonnasta, hakukohteista ja valintaperusteista. Palveluun rekisteröidään myös tieto hyväksytyistä ja hylätyistä hakijoista. Hakijat näkevät oman tuloksen Oma Opintopolku.fi -palvelussa. Palveluun muodostuu opiskelijavalintarekisteri, josta vastaa Opetushallitus.

Tiedot on tallennettu alumnien hallintaan. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite.

Alumnitoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy sidosryhmien Alumnien yhteystietorekisteri-tietosuojaselosteesta.

Jamkin tietosuoja-sivulla kerromme, miten ja minkälaisten tehtävien hoitamiseksi opiskelijan henkilötietoja käsittelemme. Jamkin tietosuojaselosteet-sivustolle on koottu tietoa tietovarannoista palveluittain, niihin liittyvistä tietojärjestelmistä ja tietoaineistoista, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja.

Jos olet opiskellut Jamkissa ja tarvitset opintoihisi liittyviä asiakirjoja, voit jättää tietopalvelupyynnön oheisella lomakkeella. Lomakkeelta löydät myös opiskelijapalveluiden tietopalveluhinnaston.

Verkkosivujen Jamk-osiosta löydät tietoa mm. perustehtävästämme, organisaatiostamme, strategiastamme sekä vahvuusaloistamme. Löydät sivustolta myös tilinpäätöstietomme ja vuosikertomuksemme. 

Jamkin henkilöstön yhteystietoja voit hakea henkilöiden yhteystietoja etu- ja sukunimellä, tehtävänimikkeellä ja yksikkötiedolla.

Työsuhde- ja palveluasioissa voit olla palvelussuhteen aikana yhteystiessä Jamkin henkilöstöpalveluihin. Omia tietojaan voi tarkastella myös itse suoraan henkilöstötietojärjestelmästä. Jamkin intrasta löydät mm. HR:n yhteystiedot, henkilöstökoulutukset, henkilöstöohjelman, henkilöstökertomuksen ja yksityistä opetusalaa koskeva TES:n. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Muissa henkilöstöön liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä Jamkin henkilöstösuunnittelijoihin.

Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi kokouksen ajankohta ja kokousasian otsikko. 

• Päätöksiä tehdään vain sellaisista asioista, joista se on välttämätöntä tehdä. Päätökseen liittyviä päätietoryhmiä ovat mm. päätöksen perustiedot (otsikko, ajankohta, päätöksen tekijä) ja päätöksen sisältö.
• Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
• Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi päätöksen päiväys ja päätöksen otsikko. 

• Pääsääntöisesti hankinta-asiakirjat ovat julkisia, mutta osa asiakirjoista tai jotkin asiakirjojen osat voivat olla salassa pidettäviä. Hankintoja koskeviin asiakirjoihin sisältyy usein esimerkiksi liikesalaisuuksia.
• Hankintoihin liittyviä tietoja voit pyytää hankinta-asiantuntijaltamme.
• Hilma eli hankintailmoitukset.fi on julkisten hankintojen ilmoituskanava. Palvelussa julkisen sektorin ostajat ilmoittavat tulevista hankinnoistaan, käynnissä olevista kilpailutuksistaan sekä päättyneiden kilpailutusten tuloksista. Siirry Hilman hankintailmoitukset -sivustolle tästä.
• Hansel Oy toteuttaa julkisen sektorin yhteishankintoja. Voit katsoa Hansel Oy:n tekemiä hankintailmoituksia ja tarjouspyyntöjä osoitteessa hansel.fi.

Rekrytointiin liittyviä asiakirjoja säilytetään Jamkissa sähköisessä rekrytointijärjestelmässä. Avoinna olevaan tehtävään liittyviä tietoja voit pyytää hakuilmoituksessa mainitulta yhteyshenkilöltä.

Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteesta.

Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 

Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tehtävä, johon rekrytoidaan.

Kameravalvonnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteessa. Tiedot on tallennettu kameravalvontajärjestelmään. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi ajankohta ja paikka. Tietovarannon sisältö on salassapidettävää.

Kulunvalvonnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteessa. Tiedot on tallennettu kulunhallintajärjestelmään. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, kulkutunnistenumero.

Jamk ylläpitää eri toimintoihin liittyviä henkilörekistereitä. Jamkin Tietosuoja-sivulla kerromme, miten ja minkälaisten tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsittelemme.

Jamkin tietosuojaselosteet-sivulle on koottu tietoa tietovarannoista palveluittain, niihin liittyvistä tietojärjestelmistä ja tietoaineistoista, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu.

Yksilöi tietopyyntö siten, että siitä käy ilmi

• mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee
• asiakirjan päivämäärä, jos se on tiedossa
• asiakirjan otsikko, jos se on tiedossa

Salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Jamk voi pyytää myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

On suositeltavaa käyttää Jamkin tietopyyntölomaketta (linkki lomakkeeseen alla). Tietopyyntö tulee lähettää suojattuna sähköpostiviestinä https://securemail.jamk.fi/  -verkkosivun kautta sähköpostiosoitteeseen: [email protected]

Postitse tietopyynnön voi lähettää osoitteeseen:

Jyväskylän ammattikorkeakoulu

Kirjaamo

PL 207

40101 Jyväskylä

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen Jamk voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Kaikki asiakirjajäljennökset ovat maksullisia.

Jos olet opiskellut Jamkissa ja tarvitset opintoihisi liittyviä asiakirjoja, voit jättää tietopalvelupyynnön oheisella lomakkeella. Lomakkeelta löydät myös opiskelijapalveluiden tietopalveluhinnaston.

Jyväskylän ammattikorkeakouluun tai sen opiskelijoihin tai henkilökuntaan kohdistuvaan tai tiedon luovuttamista vaativiin tutkimushankkeisiin tai vastaaviin edellytetään aina tutkimuslupaa.

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on henkilörekisterissä tai ettei rekisterissä ole sinua koskevia tietoja. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista Jamkin tietosuoja-sivustolla.

Alkuperäisten asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön, tutkijan tai historiankirjoittajan käyttöön Jamkin ulkopuolelle on kielletty.

Julkisia asiakirjoja voidaan antaa valvotusti luettavaksi ja kopioitavaksi ammattikorkeakoulun tiloissa. Asiasta tulee sopia aina etukäteen olemalla yhteydessä Jamkin kirjaamoon.

Arkistoitujen asiakirjojen kopioiminen ulkopuolisille on maksullista.

 

Jamk ei käännä tilattuja asiakirjoja muille kielille.

Jamk ei todista oikeaksi asiakkaan tuomia omia asiakirjakopioita tai alkuperäiskappaleita, vaan asiakkaan tulee tällaisissa tapauksissa kääntyä maistraatissa toimivan julkisen notaarin puoleen.

Tiedon etsiminen, toimituskuntoon saaminen ja toimitus sähköisessä muodossa:

• 0 — 0,5 tuntia: maksuton
• 0,5 — 2 tuntia: 60 €
• 2 tunnin jälkeen jokainen alkava tunti: 60 €

Sähköisesti toimitettavasta aineistosta ei peritä erillistä toimitusmaksua.

Aineisto toimitetaan ainoastaan turvapostilla. Asiakirjoja ei voi noutaa Jamkista.

Yli puolen tunnin etsintätyöstä peritään maksu huolimatta siitä, löytyykö pyydettyjä aineistoja.

 

Tiedon etsiminen, toimituskuntoon saaminen ja paperitulosteiden/skannatun asiakirjan lähettäminen:

Tiedon etsintä ja skannaus-/kopiointityö:

• 0 — 0,5 tuntia maksuton
• 0,5 — 2 tuntia 60 €
• 2 tunnin jälkeen jokainen alkava tunti 60 €

Paperisten asiakirjojen toimitus:

• Sähköinen toimitus on maksuton. Tiedot toimitetaan turvasähköpostilla.
• Paperikopioiden toimitus kirjeenä 30 €
• Paperikopioiden toimitus pakettina postituskulujen mukaan
• Asiakirjoja ei voi noutaa Jamkista.

Yli puolen tunnin etsintätyöstä peritään maksu huolimatta siitä, löytyykö pyydettyjä aineistoja.

 

Alkuperäisten asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön, tutkijan tai historiankirjoittajan käyttöön Jamkin ulkopuolelle on kielletty.

Julkisia asiakirjoja voidaan antaa valvotusti luettavaksi ja kopioitavaksi ammattikorkeakoulun tiloissa. Asiasta tulee sopia aina etukäteen olemalla yhteydessä Jamkin kirjaamoon.

Arkistoitujen asiakirjojen kopioiminen ulkopuolisille on maksullista.

Tilattuja asiakirjoja ei toimiteta ennen maksamista. Maksu tulee suorittaa etukäteen Jyväskylän ammattikorkeakoulun tilille:

IBAN: FI38 5290 0220 4210 34

BIC: OKOYFIHH

Viitenumero: 901

Maksukuitti toimitetaan Jamkin kirjaamoon, ja siitä tulee käydä ilmi asiakkaan nimi, maksun aihe ja pankin arkistointitunnus. Pyyntöä ei käsitellä, mikäli maksukuitti puuttuu.