Asiakirjajulkisuuskuvaus

Kädet kannettavan näppäimistöllä

Jokaisella on on oikeus saada tieto korkeakoulun julkisesta asiakirjasta.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Jamkin asiarekisteri sekä sen eri palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla voit yksilöidä tietopyyntösi entistä paremmin.

Mistä ja miten tietoa voi etsiä? Sivustolla on kerrottu Jamkin tietoaineistoista ja mistä tietoa voi hakea.

Tietopyynnöt kohdassa ohjeistetaan, miten tietoja voidaan pyytää. Huomioithan myös tietopalvelupyyntöihin kohdistuvat palvelumaksut.

Lisätietoa asiakirjajulkisuuskuvauksesta ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019)

Mistä ja miten tietoa voi etsiä?

Jamkin käytössä olevat tiedot on tallennettu tietovarantoihin ja asiarekistereihin.

Jamkiin tietosuojaselosteet-sivustolle on koottu tarkempaa tietoa tietovarannoista palveluittain, niihin liittyvistä tietojärjestelmistä ja tietoaineistoista, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja.

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta

TKI:n julkisia tietoaineistoja ovat julkistetut ja/tai julkaistut tieteen tuotokset. Suunnitteluun ja valmisteluun liittyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä. Tutkimukseen ja tutkimusaineistoon voi myös sisältyä muuta salassa pidettävää tietoa. TKI-toimintaamme toteutetaan pääasiassa projektitoiminnan kautta.

Lue lisää Jamkin projekteista

Avoin tiede ja tutkimus

Jamk on osana suomalaista tutkimusyhteisöä sitoutunut avoimen tieteen ja tutkimuksen toimintaperiaatteiden noudattamiseen. Niiden mukaisesti edistämme avoimuutta perusarvona toiminnassamme ja tutkimus- ja kehittämistoiminnassa tuotettujen julkaisujen, tutkimusaineistojen ja tutkimusmenetelmien tulee olla mahdollisimman avoimesti yritysten ja kansalaisten saatavissa ja hyödynnettävissä.

Jamkin julkaisukanavat

Jyväskylän ammattikorkeakoululla on myös omia julkaisusarjoja, joissa julkaistaan paljon esimerkiksi hankkeiden julkaisuja. Sarjajulkaisujen e-versiot julkaistaan avoimesti Theseuksessa. Myytäviin julkaisuihin voit tutustua verkkokaupassamme. Jamkilla on myös useita verkkolehtiä sekä suomeksi että englanniksi. Verkkolehtemme ovat Green Open Access -periaatteella verkossa kaikkien avoimesti saatavilla.

Opiskelu ja opintotieto

Opiskelijoihin ja opintoihin liittyvää tietoa tallennetaan useisiin Jamkin sisäisiin ja ulkoisiin järjestelmiin, joita on koottu alle.

Korkeakouluopiskelijan suoritus- ja tutkintotiedot Oma Opintopolussa

Voit tarkastella suorittamiasi opintoja ja tutkintoja, jotka ovat tallennettu opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon, ylioppilastutkintorekisteriin, jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen hankkiman muun kuin säännellyn koulutuksen rekisteriin sekä korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon.

Opinnäytetyöt ja julkaisut (Theseus)

Theseus tarjoaa käyttöösi Suomen ammattikorkeakoulujen opinnäytetöitä sekä julkaisuja verkossa. Voit tutustua ammattikorkeakouluista valmistuneiden opinnäytetöihin sekä ammattikorkeakoulujen julkaisutoimintaan kokonaisuudessaan. Jos et löydä etsimääsi tietoa Theseuksesta, jätäthän palvelupyynnön Jamkin tietopyyntölomakkeella.

Jamkin opiskelijalle-sivusto

Opiskelijalle-sivusto on tärkein tietolähde opintojesi aikana. Se sisältää tietoja opiskelun eri vaiheista sekä opiskeluun liittyvistä käytänteistä. Jamkin opiskelijalle-sivustolta löytyy hyödyllistä tietoa opinnoista, ohjauksesta ja opintojen etenemiseen liittyvistä asioista niin tutkinto- kuin muillekin opiskelijoille. Opiskelijalle-sivustolta löydät myös tutkintosäännön sekä eettiset- ja pedagogiset periaatteet. 

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä (Peppi)

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmä (Peppi) sisältää Jamkin nykyisistä ja entisistä opiskelijoista rekisteröityjä tietoja. Myös opiskelijavalinnassa hyväksyttyjen tiedot kirjataan Peppiin. Tietosisällöissä on esim. taustatietoja, tietoja opinto-oikeuksista ja opintosuorituksista. Järjestelmä sisältää myös opetussuunnitelman ja -ohjelman tiedot sekä opintojaksojen tarkempia kuvauksia.

Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, henkilötunnus, opiskelijanumero.

Pepin kautta läsnäoleva opiskelija voi tarkastella omia perustietojaan, opinto-oikeutta koskevia tietojaan, tenttien ja opintojaksojen ilmoittautumistietoja sekä opintosuorituksia koskevia tietoja. Jos olet jo valmistunut Jamkista ja tiedustelet omia tietojasi, jätä tietopalvelupyyntö opiskelijapalveluihin oheisella Opiskelijapalveluiden tietopyyntö-lomakkeella.

Opiskelija- ja opintotietojärjestelmän tietoja luovutetaan asianosaiselle itselleen, tai niitä voidaan tietyissä tapauksissa luovuttaa esim. tutkimuskäyttöön. Tietojen luovutuspyyntö muulle kuin asianosaiselle tehdään tutkimuslupahakemuksella.

Opiskelijavalinta - Opintopolku.fi-palvelu

Opintopolku.fi on Opetushallituksen ylläpitämä kansallinen opiskelijavalintaan liittyvä portaali. Palvelusta löydät tietoa koulutustarjonnasta, hakukohteista ja valintaperusteista. Palveluun rekisteröidään myös tieto hyväksytyistä ja hylätyistä hakijoista. Hakijat näkevät oman tuloksen Oma Opintopolku.fi -palvelussa. Palveluun muodostuu opiskelijavalintarekisteri, josta vastaa Opetushallitus.

Alumnitoiminta

Tiedot on tallennettu alumnien hallintaan. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite.

Alumnitoiminnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy sidosryhmien Alumnien yhteystietorekisteri-tietosuojaselosteesta.

Näin käsittelemme opiskelijatietoa

Jamkin tietosuoja-sivulla kerromme, miten ja minkälaisten tehtävien hoitamiseksi opiskelijan henkilötietoja käsittelemme. Jamkin tietosuojaselosteet-sivustolle on koottu tietoa tietovarannoista palveluittain, niihin liittyvistä tietojärjestelmistä ja tietoaineistoista, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja.

Opiskelijapalveluiden tietopalvelu

Jos olet opiskellut Jamkissa ja tarvitset opintoihisi liittyviä asiakirjoja, voit jättää tietopalvelupyynnön oheisella lomakkeella. Lomakkeelta löydät myös opiskelijapalveluiden tietopalveluhinnaston.

Hallintoasiat

Jamkin hallinto käsittää mm. päätöksentekoon, kokouksiin, tietosuojaan ja hankintoihin liittyvät asiat.

Tietoa Jamkista

Verkkosivujen Jamk-osiosta löydät tietoa mm. perustehtävästämme, organisaatiostamme, strategiastamme sekä vahvuusaloistamme. Löydät sivustolta myös tilinpäätöstietomme ja vuosikertomuksemme. 

Jamkin henkilöstön yhteystiedot

Jamkin henkilöstön yhteystietoja voit hakea henkilöiden yhteystietoja etu- ja sukunimellä, tehtävänimikkeellä ja yksikkötiedolla.

Henkilöstön tiedot

Työsuhde- ja palveluasioissa voit olla palvelussuhteen aikana yhteystiessä Jamkin henkilöstöpalveluihin. Omia tietojaan voi tarkastella myös itse suoraan henkilöstötietojärjestelmästä. Jamkin intrasta löydät mm. HR:n yhteystiedot, henkilöstökoulutukset, henkilöstöohjelman, henkilöstökertomuksen ja yksityistä opetusalaa koskeva TES:n. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Muissa henkilöstöön liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä Jamkin henkilöstösuunnittelijoihin.

Kokousasiat

Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Hakutekijöinä toimivat esimerkiksi kokouksen ajankohta ja kokousasian otsikko. 

Päätökset

  • Päätöksiä tehdään vain sellaisista asioista, joista se on välttämätöntä tehdä. Päätökseen liittyviä päätietoryhmiä ovat mm. päätöksen perustiedot (otsikko, ajankohta, päätöksen tekijä) ja päätöksen sisältö.
  • Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  
  • Hakutekijöinä tietovarannossa toimivat esimerkiksi päätöksen päiväys ja päätöksen otsikko. 

Hankinnat Jamkissa

  • Pääsääntöisesti hankinta-asiakirjat ovat julkisia, mutta osa asiakirjoista tai jotkin asiakirjojen osat voivat olla salassa pidettäviä. Hankintoja koskeviin asiakirjoihin sisältyy usein esimerkiksi liikesalaisuuksia.
  • Hankintoihin liittyviä tietoja voit pyytää hankinta-asiantuntijaltamme.
  • Hilma eli hankintailmoitukset.fi on julkisten hankintojen ilmoituskanava. Palvelussa julkisen sektorin ostajat ilmoittavat tulevista hankinnoistaan, käynnissä olevista kilpailutuksistaan sekä päättyneiden kilpailutusten tuloksista. Siirry Hilman hankintailmoitukset -sivustolle tästä.
  • Hansel Oy toteuttaa julkisen sektorin yhteishankintoja. Voit katsoa Hansel Oy:n tekemiä hankintailmoituksia ja tarjouspyyntöjä osoitteessa hansel.fi.

Rekrytointi

Rekrytointiin liittyviä asiakirjoja säilytetään Jamkissa sähköisessä rekrytointijärjestelmässä. Avoinna olevaan tehtävään liittyviä tietoja voit pyytää hakuilmoituksessa mainitulta yhteyshenkilöltä.

Henkilöstön henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteesta.

Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. 

Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi tehtävä, johon rekrytoidaan.

Kamera- ja kulunvalvonta

Kameravalvonnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteessa. Tiedot on tallennettu kameravalvontajärjestelmään. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta.  Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi ajankohta ja paikka. Tietovarannon sisältö on salassapidettävää.

Kulunvalvonnan henkilötietojen käsittelyn kuvaus löytyy tietosuojaselosteessa. Tiedot on tallennettu kulunhallintajärjestelmään. Tietoaineistoja ei ole saatavana avoimen rajapinnan kautta. Hakutekijöinä tietovarannossa toimii esimerkiksi nimi, kulkutunnistenumero.

Henkilötietojen käsittely

Jamk ylläpitää eri toimintoihin liittyviä henkilörekistereitä. Jamkin Tietosuoja-sivulla kerromme, miten ja minkälaisten tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsittelemme.

Jamkin tietosuojaselosteet-sivulle on koottu tietoa tietovarannoista palveluittain, niihin liittyvistä tietojärjestelmistä ja tietoaineistoista, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja.

Tietopyyntö

Jos haluat saada tietyn asiakirjan tai osan asiakirjasta, tee tietopyyntö.

Tietopyynnön tekeminen

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu.

Yksilöi tietopyyntö siten, että siitä käy ilmi

  • mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee
  • asiakirjan päivämäärä, jos se on tiedossa
  • asiakirjan otsikko, jos se on tiedossa

Salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Jamk voi pyytää myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

On suositeltavaa käyttää Jamkin tietopyyntölomaketta (linkki lomakkeeseen alla). Tietopyyntö tulee lähettää suojattuna sähköpostiviestinä https://securemail.jamk.fi/  -verkkosivun kautta sähköpostiosoitteeseen: [email protected]

Postitse tietopyynnön voi lähettää osoitteeseen:

Jyväskylän ammattikorkeakoulu

Kirjaamo

PL 207

40101 Jyväskylä

Käsittelyajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen Jamk voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Kaikki asiakirjajäljennökset ovat maksullisia.

Opiskelijapalveluiden tietopalvelu

Jos olet opiskellut Jamkissa ja tarvitset opintoihisi liittyviä asiakirjoja, voit jättää tietopalvelupyynnön oheisella lomakkeella. Lomakkeelta löydät myös opiskelijapalveluiden tietopalveluhinnaston.

Tietopyynnöt Jamkin henkilörekistereistä - tutkimuslupa

Jyväskylän ammattikorkeakouluun tai sen opiskelijoihin tai henkilökuntaan kohdistuvaan tai tiedon luovuttamista vaativiin tutkimushankkeisiin tai vastaaviin edellytetään aina tutkimuslupaa.

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on henkilörekisterissä tai ettei rekisterissä ole sinua koskevia tietoja. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista Jamkin tietosuoja-sivustolla.

Asiakirjoihin tutustuminen Jamkin tiloissa

Alkuperäisten asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön, tutkijan tai historiankirjoittajan käyttöön Jamkin ulkopuolelle on kielletty.

Julkisia asiakirjoja voidaan antaa valvotusti luettavaksi ja kopioitavaksi ammattikorkeakoulun tiloissa. Asiasta tulee sopia aina etukäteen olemalla yhteydessä Jamkin kirjaamoon.

Arkistoitujen asiakirjojen kopioiminen ulkopuolisille on maksullista.

 

Käännökset ja oikeaksi todistaminen

Jamk ei käännä tilattuja asiakirjoja muille kielille.

Jamk ei todista oikeaksi asiakkaan tuomia omia asiakirjakopioita tai alkuperäiskappaleita, vaan asiakkaan tulee tällaisissa tapauksissa kääntyä maistraatissa toimivan julkisen notaarin puoleen.

Palvelumaksut

Kaikki asiakirjajäljennökset ovat maksullisia. Aineistojen hinnastot ja maksutiedot löytyvät alta.

Sähköiset aineistot

Tiedon etsiminen, toimituskuntoon saaminen ja toimitus sähköisessä muodossa:

  • 0 — 0,5 tuntia: maksuton
  • 0,5 — 2 tuntia: 60 €
  • 2 tunnin jälkeen jokainen alkava tunti: 60 €

Sähköisesti toimitettavasta aineistosta ei peritä erillistä toimitusmaksua.

Aineisto toimitetaan ainoastaan turvapostilla. Asiakirjoja ei voi noutaa Jamkista.

Yli puolen tunnin etsintätyöstä peritään maksu huolimatta siitä, löytyykö pyydettyjä aineistoja.

 

Paperiset aineistot

Tiedon etsiminen, toimituskuntoon saaminen ja paperitulosteiden/skannatun asiakirjan lähettäminen:

Tiedon etsintä ja skannaus-/kopiointityö:

  • 0 — 0,5 tuntia maksuton
  • 0,5 — 2 tuntia 60 €
  • 2 tunnin jälkeen jokainen alkava tunti 60 €

Paperisten asiakirjojen toimitus:

  • Sähköinen toimitus on maksuton. Tiedot toimitetaan turvasähköpostilla.
  • Paperikopioiden toimitus kirjeenä 30 €
  • Paperikopioiden toimitus pakettina postituskulujen mukaan
  • Asiakirjoja ei voi noutaa Jamkista.

Yli puolen tunnin etsintätyöstä peritään maksu huolimatta siitä, löytyykö pyydettyjä aineistoja.

 

Asiakirjoihin tutustuminen Jamkin tiloissa

Alkuperäisten asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön, tutkijan tai historiankirjoittajan käyttöön Jamkin ulkopuolelle on kielletty.

Julkisia asiakirjoja voidaan antaa valvotusti luettavaksi ja kopioitavaksi ammattikorkeakoulun tiloissa. Asiasta tulee sopia aina etukäteen olemalla yhteydessä Jamkin kirjaamoon.

Arkistoitujen asiakirjojen kopioiminen ulkopuolisille on maksullista.

Maksun suorittaminen

Tilattuja asiakirjoja ei toimiteta ennen maksamista. Maksu tulee suorittaa etukäteen Jyväskylän ammattikorkeakoulun tilille:

IBAN: FI38 5290 0220 4210 34

BIC: OKOYFIHH

Viitenumero: 901

Maksukuitti toimitetaan Jamkin kirjaamoon, ja siitä tulee käydä ilmi asiakkaan nimi, maksun aihe ja pankin arkistointitunnus. Pyyntöä ei käsitellä, mikäli maksukuitti puuttuu.